Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να βοηθήσετε την/τον γραμματέα σας να εργάζεται πιο αποτελεσματικά
- Επικοινωνήστε με σαφήνεια τις προσδοκίες σας: Βεβαιωθείτε ότι η/ο γραμματέας σας γνωρίζει τι περιμένετε από αυτήν/ον όσον αφορά τις ευθύνες και την απόδοσή της/του.
- Παρέχετε επαρκή εκπαίδευση: Βεβαιωθείτε ότι η/ο γραμματέας σας έχει την απαραίτητη εκπαίδευση και πόρους για να εκτελέσει αποτελεσματικά τη δουλειά της/του.
- Δώστε της/του αυτονομία: Επιτρέψτε στην/στον γραμματέα σας να αναλάβει πρωτοβουλία και να λάβει αποφάσεις στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων της/του.
- Παρέχετε τακτικά σχόλια: Δώστε στη/στο γραμματέα σας τακτικά σχόλια σχετικά με την απόδοσή της/του, τόσο θετικά όσο και εποικοδομητικά.
- Ενθαρρύνετε την ανοιχτή επικοινωνία: Βεβαιωθείτε ότι η/ο γραμματέας σας γνωρίζει ότι μπορεί να έρθει σε εσάς με οποιεσδήποτε ανησυχίες ή ερωτήσεις μπορεί να έχει.
- Να είστε ευέλικτοι: Να είστε ανοιχτοί σε προτάσεις και νέες ιδέες από τη/το γραμματέα σας και να είστε πρόθυμοι να προσαρμόσετε το στυλ εργασίας σας εάν είναι απαραίτητο.
- Παρέχετε τα σωστά εργαλεία: Βεβαιωθείτε ότι η/ο γραμματέας σας διαθέτει τον απαραίτητο εξοπλισμό, λογισμικό και άλλα εργαλεία για να κάνει τη δουλειά της/του αποτελεσματικά.
- Δείξτε εκτίμηση: Δείξτε στην/στον γραμματέα σας ότι εκτιμάτε τη δουλειά της/του και ενημερώστε την/τον πότε έχει κάνει καλή δουλειά.
- Δώστε της/του ένα σαφές μονοπάτι για ανάπτυξη: Αναπτύξτε ένα σχέδιο ανάπτυξης σταδιοδρομίας για την/τον γραμματέα σας και βοηθήστε τη/τον να αναπτυχθεί στο ρόλο της/του.
Είναι επίσης σημαντικό να θυμάστε ότι η/ο γραμματέας σας είναι ένα άτομο με τις δικές της/του δυνάμεις και αδυναμίες και ότι διαφορετικοί άνθρωποι μπορεί να απαιτούν διαφορετικές προσεγγίσεις. Είναι σημαντικό να είστε ανοιχτόμυαλοι και ευέλικτοι στο στυλ διαχείρισής σας και να είστε πρόθυμοι να προσαρμόσετε την προσέγγισή σας ανάλογα με τις ανάγκες.
Λίστα με 8 ερωτήσεις και απαντήσεις για μια συνέντευξη με έναν/μια γραμματέα
Q1: Τι εμπειρία έχετε στη γραμματειακή εργασία;
A1: Είμαι γραμματέας τα τελευταία πέντε χρόνια και έχω ένα ευρύ φάσμα εμπειρίας σε διοικητικά, οργανωτικά και καθήκοντα εξυπηρέτησης πελατών.
Ε2: Ποια θεωρείτε ότι είναι η μεγαλύτερη δύναμή σας ως γραμματέας;
A2: Θα έλεγα ότι η μεγαλύτερη δύναμή μου είναι η προσοχή μου στη λεπτομέρεια και η ικανότητά μου να παραμένω οργανωμένος/η. Είμαι πάντα στην κορυφή των προθεσμιών και είμαι πολύ αποτελεσματικός/η στη διαχείριση πολλών εργασιών ταυτόχρονα.
Q3: Πώς χειρίζεστε δύσκολες καταστάσεις με πελάτες ή πελάτες;
A3: Προσπαθώ πάντα να παραμένω επαγγελματίας και ευγενικός/η όταν αντιμετωπίζω δύσκολες καταστάσεις. Φροντίζω να ακούω τον πελάτη και να προσπαθώ να κατανοήσω τις ανάγκες του και στη συνέχεια να εργαστώ για να βρω μια λύση που είναι αμοιβαία επωφελής.
Q4: Ποια πιστεύετε ότι είναι τα πιο σημαντικά προσόντα για έναν/μια γραμματέα;
A4: Πιστεύω ότι η επικοινωνία, η οργάνωση, η διαχείριση χρόνου και οι δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών είναι απαραίτητες ιδιότητες για έναν/μια γραμματέα.
Q5: Πώς παραμένετε ενημερωμένοι με την τελευταία λέξη της τεχνολογίας και του λογισμικού;
A5: Παραμένω ενημερωμένος/νη με την τελευταία λέξη της τεχνολογίας και του λογισμικού παρακολουθώντας εργαστήρια και σεμινάρια, διαβάζοντας τις τελευταίες τάσεις και παρακολουθώντας διαδικτυακά μαθήματα.
Q6: Ποιο πιστεύετε ότι είναι το πιο σημαντικό μέρος της δουλειάς ενός γραμματέα;
A6: Νομίζω ότι το πιο σημαντικό μέρος της δουλειάς ενός/μιας γραμματέα είναι να διασφαλίσει ότι όλες οι εργασίες ολοκληρώνονται με ακρίβεια και εγκαίρως.
Q7: Πώς χειρίζεστε το άγχος στο χώρο εργασίας;
A7: Χειρίζομαι το άγχος στο χώρο εργασίας κάνοντας τακτικά διαλείμματα, εξασκώντας την προσοχή και μιλώντας με τους συναδέλφους μου όταν χρειάζομαι βοήθεια.
Ε8: Τι πιστεύετε ότι σας ξεχωρίζει από τους άλλους γραμματείς;
A8: Νομίζω ότι οι ισχυρές δεξιότητες εξυπηρέτησης πελατών και η προσοχή στη λεπτομέρεια με ξεχωρίζουν από άλλους γραμματείς. Είμαι επίσης πολύ οργανωμένος/η και είμαι πάντα πρόθυμος/η να κάνω το επιπλέον μίλι για να ολοκληρώσω τη δουλειά.